Söker du efter ett bokningssystem för skrivbord och mötesrum på svenska hamnar du oftast på maskinöversatta topplistor från amerikanska affiliatesajter. De rankar verktyg som betalar för sin placering, nämner sällan om produkten finns på svenska och hoppar över det svenska köpare brukar fråga om först: var data lagras, hur systemet fungerar ihop med Microsoft 365 och vem som svarar när något krånglar.
Här jämför vi 10 verktyg som svenska företag brukar ha på sin kortlista. Alla uppgifter om leverantörerna kommer från deras egna webbplatser och hjälpcenter, kontrollerade i oktober 2026, och vi länkar till källan.
Öppet med en sak: Awaio är vår egen produkt och står först i listan. Vi har försökt vara lika rättvisa mot de andra som vi själva vill bli behandlade, också där de är starkare än vi.
Jämförelse i korthet
| Verktyg | Bäst för | Prismodell | Svenska |
|---|---|---|---|
| Awaio | Ett system för hela arbetsplatsen, börja med en modul | Per resurs, obegränsat antal användare | Support på svenska |
| Microsoft Places | Organisationer som kör allt i Microsoft 365 | Ingår i de flesta Microsoft 365-licenser, enskilda skrivbord kräver licens per plats | Följer Microsoft 365 |
| Humly | Rumsskärmar och bokningsenheter ovanpå kalendern ni redan har | Licens per modul via återförsäljare | Webbplats och rumsskärm på svenska |
| Flowscape | Bokning kopplad till egna sensorer och 3D-kartor | Offert, paket efter antal anställda | Appen finns på svenska |
| GoBright | Hårdvara och mjukvara från samma leverantör, via återförsäljare | Per rum, skrivbord eller parkeringsplats | Webbplats på svenska, appen listad på holländska och engelska |
| Skedda | Detaljerade bokningsregler och snabb uppstart | Per plats, obegränsat antal användare | Nej (engelska, spanska, franska, tyska) |
| deskbird | Planering av hybrid work i större företag | Per aktiv användare | Nej |
| Robin | Kontorsdrift i stora företag med fler än 150 hybridanställda | Inte publicerad, årsavtal | Uppges inte |
| Kadence | Fastighets- och lokalteam som planerar ytor | Per aktiv användare, årsavtal | Support på ”över 30 språk” |
| MazeMap Workplace | Koncerner med 10 000+ anställda, Microsoft 365 och sensorer | Per användare, inga publicerade priser | Nej (engelska och tyska) |
Så jämförde vi
Alla verktyg i listan bokar både skrivbord och mötesrum i samma system. Det är grundkravet. Sedan har vi tittat på sex saker som brukar avgöra valet:
- Incheckning och automatisk frigöring. Släpps ett rum eller skrivbord om ingen checkar in? Det är det som stoppar no-shows.
- Kalenderkoppling. Synkar systemet åt båda hållen med Microsoft 365 och Google Workspace?
- Svenska. Finns appen på svenska, och går det att få support på svenska?
- Prismodell. Betalar du per användare, per resurs eller per modul, och är priserna publicerade?
- Hårdvara. Behöver du skärmar, sensorer eller enheter för att det ska fungera?
- Vem det är byggt för. Ett system för 10 000 anställda passar sällan ett kontor med 80.
Vi har inte satt poäng. Ordningen är enkel: Awaio först eftersom det är vår produkt, sedan de verktyg vi oftast möter i svenska och nordiska upphandlingar och sist de stora internationella plattformarna.
1. Awaio: bäst för ett system för hela arbetsplatsen
Awaio är ett svenskt bolag från Jönköping, grundat 2020. I samma app och samma Admin Portal bokar och hanterar du skrivbord, mötesrum, skåp och parkering, och medarbetarna öppnar dörrar med telefonen. Du kan börja med en modul, till exempel Room Booking eller Desk Management, och lägga till fler när det passar.
Styrkor
- Mer än bokning: egna smarta lås till skåp, mobile access till entréer, grindar och parkeringsbommar, och incheckning med NFC (TapCards och TapDots) eller QR-kod.
- Bokningar som ingen checkar in på frigörs automatiskt efter en tid som administratören bestämmer.
- Rumskalendrar synkar åt båda hållen med Microsoft 365 och Google Workspace. Inloggning med Microsoft Entra ID och Google Workspace.
- Support på svenska, norska och engelska på vardagar.
Tänk på
- Awaio fungerar med Microsoft Teams Rooms, men rekommenderar QR-koder och TapCards framför skärmar vid dörren.
Prismodell
Du betalar per resurs (skrivbord, rum, skåp, parkeringsplats), inte per användare. Obegränsat antal användare ingår.
2. Microsoft Places: bäst för organisationer som kör allt i Microsoft 365
Microsoft Places är Microsofts egen app för arbetsplatsen och ligger inbyggd i Teams och Outlook. Varje rum och skrivbord är en resursbrevlåda i Exchange (Microsoft).
Styrkor
- Medarbetarna behöver ingen ny app. De bokar i Outlook och Teams som de redan använder.
- Sedan 1 april 2026 ingår rumsbokning, skrivbordspooler, arbetsplanering och enklare statistik i de flesta Microsoft 365-licenser (licenskrav).
- Places följer samma regelverk som resten av Microsoft 365, inklusive EU Data Boundary.
Tänk på
- Att boka enskilda skrivbord, frigöra bokningar automatiskt och se beläggningsrapporter kräver sedan 1 april 2026 en licens per plats (Teams Rooms eller Teams Shared Space).
- Ingen parkering och inga skåp.
- Kräver Exchange Online. Brevlådor i egen Exchange-server och Google Kalender stöds inte.
Prismodell
Grundlicens för Microsoft 365, plus licens per plats för funktionerna ovan och en Copilot-licens för AI-bokning. Läs mer i Awaio jämfört med Microsoft Places.
3. Humly: bäst för rumsskärmar och bokningsenheter ovanpå kalendern
Humly är ett Stockholmsbolag som bygger kring egen hårdvara: en 8-tumsskärm utanför varje rum och en liten bokningsenhet vid skrivbordet. Ovanpå det finns planritningar och statistik från sensorer. Bokningarna ligger kvar i Microsoft 365, Exchange 2013–2019 eller Google (Humly).
Styrkor
- Fungerar på de rumskalendrar ni redan har.
- Incheckning på skärmen, med kort eller via sensor. Rum och skrivbord som ingen checkar in på frigörs automatiskt.
- Kan köras i Humlys moln eller på egen server, även med evig licens. Det passar myndigheter och andra verksamheter med höga säkerhetskrav.
- Rumsskärmen finns på 27 språk, bland dem svenska och norska.
Tänk på
- Det finns ingen app för iOS eller Android. Bokning sker i mobilens webbläsare och i Teams.
- Humly säljer bara via återförsäljare och har inga publicerade priser eller någon provperiod.
Prismodell
Licens per modul (rumsskärm, bokningsenhet, planritning och så vidare) via återförsäljare. Hårdvaran kostar extra (köpinformation).
4. Flowscape: bäst för bokning kopplad till sensorer och 3D-kartor
Flowscape är också från Stockholm och noterat på Nasdaq First North. Systemet bokar skrivbord och mötesrum på en 3D-karta över kontoret och kopplar ihop bokningarna med Flowscapes egna sensorer för närvaro och inomhusklimat (Flowscape).
Styrkor
- Sensorer och statistik från samma leverantör. Systemet jämför bokningar med faktisk användning och visar vilka bokningar som aldrig används.
- 3D-karta med vägvisning i mobilen och stora kioskskärmar där man hittar lediga rum och kollegor.
- En USB-sensor checkar in medarbetaren automatiskt när datorn kopplas in vid skrivbordet.
Tänk på
- Flowscape byter ut sin Admin Portal och sina appar under 2026. Fråga hur långt övergången har kommit.
- Vi hittade inga återkommande skrivbordsbokningar (till exempel varje måndag), bara bokningar över flera dagar.
- Ingen provperiod, och hjälpcentret är inte öppet för den som inte är kund.
Prismodell
Offert. Paketen utgår från antal anställda. Bara hårdvara har publicerade priser, till exempel kioskskärm för 500 euro (prissida).
5. GoBright: bäst för hårdvara och mjukvara från samma leverantör
GoBright är ett holländskt bolag med moduler för rum, skrivbord, parkering, digital skyltning och statistik, plus egna enheter och sensorer. Det säljs via distributörer och återförsäljare (GoBright).
Styrkor
- Rumsskärmar från GoBright eller från Philips, Crestron, Yealink och Neat.
- Synkar med Microsoft 365, Exchange 2010–2019 i egen drift och Google Workspace.
- Incheckning med NFC, app eller sensor, och automatisk frigöring av bokningar som ingen använder.
- Skåp från Vecos, Lehmann och Keynius kan öppnas från appen. 30 dagars provperiod.
Tänk på
- Webbplatsen finns på svenska, men i svenska App Store listas appen bara på holländska och engelska. Hjälpcentret är på engelska.
- Återkommande skrivbordsbokningar fungerar inte med standardrollerna. En administratör måste skapa en egen roll.
- Inga publicerade priser.
Prismodell
Per rum, skrivbord eller parkeringsplats, inte per användare. Licenser på 1, 3 eller 5 år. Hårdvara tillkommer (prislista på begäran).
6. Skedda: bäst för detaljerade bokningsregler och snabb uppstart
Skedda är amerikanskt och har enligt egen uppgift över 8 000 kunder. Skrivbord, mötesrum och parkering bokas på interaktiva planritningar (Skedda).
Styrkor
- Ett flexibelt regelverk: bokningsfönster, buffertider, kvoter, godkännanden och synlighet per grupp.
- Skeddas team gör om en PDF eller skiss till en bokningsbar planritning ”inom 24 timmar”.
- 14 dagars provperiod utan kort, och tvåvägssynk med Microsoft 365 och Google Workspace.
Tänk på
- Incheckning och automatisk frigöring ingår bara i Plus och Premier.
- Appen finns på engelska, spanska, franska och tyska, inte på svenska.
Prismodell
Per plats, årsvis, med obegränsat antal användare och bokningar (prissida). Läs mer i Awaio jämfört med Skedda.
7. deskbird: bäst för att planera hybrid work i större företag
deskbird är ett schweiziskt bolag från 2020 som riktar sig till företag med 250 till över 10 000 anställda (deskbird).
Styrkor
- Medarbetarna planerar sin vecka (kontor eller hemma), och systemet kan boka skrivbord åt dem automatiskt.
- Många integrationer: inloggning med bland annat Okta, ett 70-tal HR-system, Teams och Slack.
- Närvaro registreras utan sensorer via skrivbordsappen deskbird Dock. Gratis provperiod utan kort.
Tänk på
- Appen finns på engelska, franska, spanska, tyska, italienska, ukrainska, holländska, tjeckiska och ungerska, men inte på svenska.
- Skåp kan bara läggas upp som en allmän resurs, utan koppling till lås.
Prismodell
Per aktiv användare och månad i nivåerna Business, Professional och Enterprise, plus tillägg (prissida). Läs mer i Awaio jämfört med deskbird.
8. Robin: bäst för kontorsdrift i stora företag
Robin kommer från Boston och grundades 2014. Enligt Robin själva utsågs de till Leader i Gartners Magic Quadrant för Workplace Experience Applications 2026 (pressmeddelande).
Styrkor
- Brett utbud utöver bokning: mötesservice som catering och AV, ytplanering, flyttar och internkommunikation.
- Inloggning och användarsynk för stora organisationer (Okta, Entra ID, SCIM).
- Statistik som väger ihop kalender, passerkort, sensorer och HR-data.
Tänk på
- Robin skriver själva att de passar organisationer med fler än 150 hybridanställda.
- Priset publiceras inte, och alla avtal faktureras årsvis. Hårdvara köps separat.
- Ingen provperiod nämns.
Prismodell
Offert, årsavtal (prissida). Läs mer i Awaio jämfört med Robin.
9. Kadence: bäst för lokalteam som planerar ytor
Kadence är brittiskt och uppger 600+ kunder i 40 länder. Det riktar sig till fastighets-, HR- och IT-team i stora organisationer (Kadence).
Styrkor
- Beläggning mäts utan sensorer, från wifi, passerkort och videomöten.
- Nivån SpaceOps lägger till planering av våningar, scenarier och flyttar.
- Du betalar bara för användare som bokar minst en gång i månaden, och supporten finns på ”över 30 språk”.
Tänk på
- Årsavtal med minst ett års bindningstid.
- En engångsavgift per våning för att lägga upp planritningen.
- Prissidan säger inte vilken nivå som innehåller parkering.
Prismodell
Per aktiv användare och månad, i nivåerna WorkOps och SpaceOps (prissida). Läs mer i Awaio jämfört med Kadence.
10. MazeMap Workplace: bäst för koncerner med Microsoft 365 och sensorer
Produkten utvecklas i Frankfurt (tidigare Thing-it) och ägs av norska MazeMap AS i Trondheim. Den riktar sig till företag med minst 500 anställda och används främst av organisationer med 10 000 eller fler (MazeMap).
Styrkor
- Rumsbokning som bygger direkt på Microsoft 365, inklusive Teams Rooms.
- Statistik från sensorer och kopplingar till fastighetssystem som ventilation, belysning och hissar.
- En app för skrivbord, rum, parkering, laddplatser och skåp (Vecos), och dörrar som öppnas med telefonen via dormakaba, ASSA ABLOY och Salto.
Tänk på
- MazeMap säger själva att produkten inte passar små företag.
- Gränssnittet finns på engelska och tyska.
- Ingen provperiod, bara personlig demo. Vi hittade ingen koppling till Google Kalender.
Prismodell
Per användare och månad. Inga publicerade priser.
Så väljer du rätt system
- Allt ligger i Microsoft 365 och du behöver främst rum och några skrivbordspooler: testa Microsoft Places först.
- Du vill ha skärmar vid dörren och enheter vid skrivborden: titta på Humly, Flowscape eller GoBright, som säljs via återförsäljare.
- Ni planerar hybrid work i flera länder och IT driver projektet: deskbird, Robin eller Kadence.
- Ni är fler än 10 000 och vill mäta med sensorer: MazeMap Workplace.
- Du vill samla skrivbord, mötesrum, skåp, parkering och access i ett system, med support på svenska och pris per resurs: boka en demo av Awaio.
Oavsett vilket verktyg du tittar på, ställ samma frågor till alla: Finns appen på svenska? Var lagras vår data? Vad kostar incheckning och automatisk frigöring? Betalar vi per användare eller per resurs? Vilken hårdvara måste vi köpa?
Vanliga frågor
Vad kostar ett bokningssystem för skrivbord och mötesrum?
Det beror på prismodellen. Vissa tar betalt per användare (deskbird, Kadence, MazeMap Workplace), andra per resurs (Awaio, Skedda, GoBright) och några per modul via återförsäljare (Humly). Microsoft Places ingår i de flesta Microsoft 365-licenser, men enskilda skrivbord kräver en licens per plats.
Få leverantörer publicerar sina priser. Be om en offert utifrån hur många skrivbord och rum ni har, och fråga vad hårdvaran kostar.
Kan man använda Outlook eller Microsoft 365 som bokningssystem?
För mötesrum, ja: rum kan läggas upp som resursbrevlådor. Med Microsoft Places kan du också boka skrivbordspooler. Incheckning, automatisk frigöring och enskilda skrivbord kräver extra licenser, och parkering och skåp saknas.
Behöver vi skärmar eller sensorer?
Nej. Flera system fungerar med QR-koder, NFC-taggar eller appen. Skärmar och sensorer är värda pengarna om du vill visa status vid dörren eller mäta hur ytorna faktiskt används.
Vilka bokningssystem finns på svenska?
Kolla själva appen, inte bara webbplatsen. Bland verktygen här ger Awaio support på svenska, Humlys rumsskärm finns på svenska och Flowscapes app finns på svenska. GoBright har svensk webbplats, men appen listas bara på holländska och engelska. deskbird och Skedda har inte svenska bland sina språk.
Hur stoppar man no-shows?
Med incheckning och automatisk frigöring. Om ingen checkar in inom en viss tid blir rummet eller skrivbordet ledigt igen. Det finns i alla tio verktyg, men hos Skedda bara i Plus och Premier och i Microsoft Places bara med licens per plats.
