SpareBank 1 Hallingdal Valdres bruker Awaio Workplace til arbeidsplasser, kontorer, møterom og tjenestebiler. Ansatte på 11 lokasjoner booker alt i samme app og sjekker inn ved å holde mobilen mot en brikke.
En sparebank med kontorer i to daler
SpareBank 1 Hallingdal Valdres er en sparebank med hovedkontor på Gol. Banken har kontorer rundt om i Hallingdal og Valdres: på Ål, Nesbyen, Flå, Geilo, Hemsedal, Fagernes, Beitostølen og Heggenes. I tillegg har banken kontorer i Bergen og Oslo.
Våren 2026 tok bankens avdeling for teknologi og digitalisering kontakt med Awaio. De ville kunne booke arbeidsplasser på hovedkontoret, og de trengte en enklere måte å dele tjenestebilene i konsernet på.
Etter hvert kom flere behov til. Noen ansatte har eget kontor, men vil at kolleger skal kunne bruke det når de selv er borte. Andre deler kontor med en kollega på faste dager. Konsernet har brukere i flere Microsoft-tenanter, og banken ville at de ansatte i utgangspunktet bare skulle se sine egne bookinger.
Før avtalen kunne signeres, måtte sikkerhetsmiljøet i SpareBank 1 godkjenne løsningen. Awaio sendte over sikkerhetsdokumentasjon, SLA og databehandleravtale, og i juni 2026 fikk banken grønt lys.
Arbeidsplasser, møterom og biler i samme app, innført i tre steg
Banken begynte med hovedkontoret og utvidet deretter til resten av konsernet:
- Juni 2026, hovedkontoret på Gol. Banken tok i bruk Awaio Workplace med booking av arbeidsplasser, 17 møterom, kontorkart over to etasjer og parkeringsområdet, 6 tjenestebiler samt oppsett og onboarding.
- September 2026, resten av konsernet. Banken la til 36 møterom på 10 nye lokasjoner, fra Hemsedal og Ål til Bergen og Oslo.
- Oktober 2026, flere brikker. Banken bestilte 15 ekstra TapCards og 15 TapDots til møterommene på de andre lokasjonene.
Awaio er satt opp etter bankens egne regler:
- Ansatte med fast kontor står oppført på plassen sin og frigir den i appen når de ikke er på jobb
- To kolleger kan dele kontor etter en fast ukeplan
- Banken kan skjule bookingdetaljer per ressurs eller per bruker, av hensyn til personvernet
- Gol har et interaktivt kontorkart, mens de andre lokasjonene bookes direkte i appen
Awaio Desk Management: faste kontorer som også kan deles
Awaio Desk Management samler faste plasser, fleksible plasser og teamsoner i ett system. Administratorene setter bookingregler per sone, og de ansatte ser ledige plasser på et kontorkart som oppdateres fortløpende. Bookinger som ikke blir bekreftet, kan frigis automatisk.
Fleksibiliteten var avgjørende for SpareBank 1 Hallingdal Valdres. De ansatte beholder kontoret sitt, men når det står tomt, kan de frigi det i appen slik at en kollega kan booke det.
Awaio Room Booking: alle møterommene i konsernet på ett sted
Med Awaio Room Booking ser de ansatte hvilke rom som er ledige akkurat nå. Systemet hindrer dobbeltbooking og frigir rommet hvis ingen møter opp. Rom kan også bookes rett fra Outlook.
Banken ville ha oversikt over alle møterommene i konsernet, ikke bare dem på hovedkontoret. Nå kan de ansatte booke 53 rom på 11 lokasjoner i samme app.
Banken ville ikke ha QR-koder og valgte NFC i stedet. Awaio TapCard og TapDot er små, passive brikker som festes på dører, pulter og i møterom. De ansatte holder mobilen mot brikken for å sjekke inn eller booke. Brikkene trenger verken batteri eller kabler.
Tjenestebiler med et kort skjema på hver booking
Konsernets 6 tjenestebiler bookes i den samme appen. Med Awaio Parking & Mobility booker de ansatte en bil på samme måte som et møterom eller en arbeidsplass, og administratorene følger med på innleveringene i ett dashbord.
Hver bilbooking har et bookingskjema. Sjåføren svarer på noen spørsmål i appen: kilometerstand, batterinivå og om bilen ble ryddet. Svarene hører til bookingen og bilen, så neste sjåfør får en bil som er klar til bruk, og banken vet hvor langt hver tur var.
De første resultatene
I slutten av september 2026 hadde banken tildelt alle kontorplassene på hovedkontoret på Gol til riktig person i Awaio. Utover høsten fulgte de andre lokasjonene etter.
Har dere kontorer, møterom og biler i hvert sitt system?
Med Awaio booker de ansatte arbeidsplasser, møterom, parkering og tjenestebiler i samme app, enten dere har ett hovedkontor eller mange avdelingskontorer.
Book en demo og se hvordan det kan fungere hos dere.
