SpareBank 1 Hallingdal Valdres använder Awaio Workplace för arbetsplatser, kontor, mötesrum och poolbilar. Medarbetare på 11 orter bokar allt i samma app och checkar in genom att hålla mobilen mot en tagg.
En sparbank med kontor i två dalar
SpareBank 1 Hallingdal Valdres är en norsk sparbank med huvudkontor i Gol. Banken har kontor runt om i Hallingdal och Valdres: i Ål, Nesbyen, Flå, Geilo, Hemsedal, Fagernes, Beitostølen och Heggenes. Dessutom har banken kontor i Bergen och Oslo.
Våren 2026 hörde bankens avdelning för teknik och digitalisering av sig till Awaio. De ville kunna boka arbetsplatser på huvudkontoret och behövde ett enklare sätt att dela koncernens poolbilar.
Snart tillkom fler behov. Vissa medarbetare har ett eget kontor men vill att kollegor ska kunna använda det när de själva är borta. Andra delar kontor med en kollega på fasta dagar. Koncernen har användare i flera Microsoft-tenanter, och banken ville att medarbetarna som standard bara skulle se sina egna bokningar.
Innan avtalet kunde skrivas under behövde säkerhetsorganisationen inom SpareBank 1 godkänna lösningen. Awaio tog fram säkerhetsdokumentation, SLA och personuppgiftsbiträdesavtal, och i juni 2026 fick banken grönt ljus.
Arbetsplatser, mötesrum och bilar i samma app, infört i tre steg
Banken började med huvudkontoret och byggde sedan ut till resten av koncernen:
- Juni 2026, huvudkontoret i Gol. Banken införde Awaio Workplace med bokning av arbetsplatser, 17 mötesrum, kontorskartor över två våningar och parkeringen, 6 poolbilar samt uppstart och onboarding.
- September 2026, resten av koncernen. Banken lade till 36 mötesrum på 10 nya orter, från Hemsedal och Ål till Bergen och Oslo.
- Oktober 2026, fler taggar. Banken beställde 15 extra TapCards och 15 TapDots till mötesrummen på de andra orterna.
Awaio är uppsatt efter bankens egna regler:
- Medarbetare med fast kontor står som ägare till sin plats och släpper den i appen när de är borta
- Två kollegor kan dela kontor enligt ett fast veckoschema
- Banken kan dölja bokningsinformation per resurs eller per användare, av hänsyn till den personliga integriteten
- Gol har en interaktiv kontorskarta, medan övriga orter bokas direkt i appen
Awaio Desk Management: fasta kontor som också kan delas
Awaio Desk Management samlar fasta platser, flexplatser och teamzoner i ett system. Administratörerna sätter bokningsregler per zon, och medarbetarna ser lediga platser på en kontorskarta som uppdateras i realtid. Bokningar som inte bekräftas kan släppas automatiskt.
Flexibiliteten var avgörande för SpareBank 1 Hallingdal Valdres. Medarbetarna behåller sitt kontor, men när det står tomt kan de släppa det i appen så att en kollega kan boka det.
Awaio Room Booking: koncernens alla mötesrum på ett ställe
Med Awaio Room Booking ser medarbetarna vilka rum som är lediga just nu. Systemet förhindrar dubbelbokningar och släpper rummet om ingen dyker upp. Rum kan också bokas direkt från Outlook.
Banken ville ha överblick över alla mötesrum i koncernen, inte bara dem på huvudkontoret. Nu kan medarbetarna boka 53 rum på 11 orter i samma app.
Banken ville inte ha QR-koder och valde NFC i stället. Awaio TapCard och TapDot är små, passiva taggar som sätts upp på dörrar, skrivbord och i mötesrum. Medarbetarna håller mobilen mot taggen för att checka in eller boka. Taggarna behöver varken batterier eller kablar.
Poolbilar med ett kort formulär på varje bokning
Koncernens 6 poolbilar bokas i samma app. Med Awaio Parking & Mobility bokar medarbetarna en bil på samma sätt som ett mötesrum eller en arbetsplats, och administratörerna följer återlämningarna i en och samma översikt.
Varje bilbokning har ett bokningsformulär. Föraren svarar på några frågor i appen: mätarställning, batterinivå och om bilen lämnades städad. Svaren hör till bokningen och bilen, så nästa förare får en bil som är redo att köras och banken vet hur långt varje resa var.
De första resultaten
I slutet av september 2026 hade banken tilldelat alla kontorsplatser på huvudkontoret i Gol till rätt person i Awaio. Under hösten följde de övriga orterna efter.
Har ni kontor, mötesrum och bilar i olika system?
Med Awaio bokar medarbetarna arbetsplatser, mötesrum, parkering och poolbilar i samma app, oavsett om ni har ett huvudkontor eller många lokalkontor.
Boka en demo och se hur det kan fungera hos er.
