En poolbil kommer tillbaka med tom tank. Ett mötesrum lämnas utan att någon säger till att skärmen är trasig. Ett delat verktyg lånas ut med en repa och kommer tillbaka med fler, och ingen vet när det hände. På de flesta arbetsplatser är lösningen en loggbok på papper, ett separat enkätverktyg eller en kedja av mejl. Inget av dem vet vilken bokning svaret hör till.
Bokningsformulär löser det. Du kopplar ett kort formulär till en bokningsregel, och Awaio frågar den som bokat när det spelar roll: när bokningen görs, när den börjar eller när den tar slut.
Det här är nytt
Administratörer skapar formulär i Admin Portal under Communication → Forms. Ett formulär består av en titel, en kort beskrivning och de frågor du behöver svar på. Tio svarstyper täcker det mesta: kort svar, längre text, flerval, kryssrutor, rullista, betyg, skala, datum, tid och nummer. Markera en fråga som obligatorisk så går den inte att hoppa över.
Sedan kopplar du formuläret till en bokningsregel och väljer när det ska skickas. Alla resurser som använder regeln får formuläret.
- När bokningen görs. Fråga efter det du behöver veta i förväg, till exempel antal gäster eller syftet med en resa.
- När bokningen börjar. Be om en kontroll av skicket när någon hämtar en bil, ett verktyg eller ett rum.
- När bokningen tar slut. Fråga efter mätarställning, bränslenivå eller ett snabbt betyg på rummet.
Användarna svarar i Awaio-appen för iOS och Android, eller via länken i mejlet de får vid det tillfället. I appen visar en resurs sina formulär redan innan du bokar, och varje bokning har en knapp för att fylla i formuläret tills det är inskickat. Länken i mejlet fungerar utan inloggning, så även gäster och tillfälliga användare kan svara.
Därför spelar det roll
Ett formulär i ett separat verktyg ger dig svar. Ett formulär på bokningen ger dig svar du kan agera på, eftersom varje svar redan vet vem som bokade, vilken resurs det gäller och vilken bokning det hör till.
- Ingen mer jakt på svar. När ett formulär är obligatoriskt skickar Awaio påminnelser via mejl tills det är besvarat: före sista svarsdag, på sista svarsdag, sedan dagligen i en vecka och därefter varje vecka. Ingen i teamet behöver följa upp manuellt.
- Svaren finns där du redan arbetar. Öppna en resurs och se alla svar som lämnats för den. Öppna en bokning och se om formulären är inskickade, påbörjade eller obesvarade. Inga kalkylblad att stämma av i efterhand.
- Ett ställe att ställa in det. Formuläret ligger på bokningsregeln, så tio poolbilar eller fyrtio mötesrum får samma frågor med en enda ändring. Uppdatera regeln så följer alla resurser med.
- Underlag du kan exportera. Varje formulär har en svarslista med en rad per svar och en kolumn per fråga. Ladda ned den för körjournaler, kostnadsfördelning eller en genomgång av lokalerna.
Här gör formulären nytta
- Tjänstebilar och poolbilar. Föraren rapporterar körsträcka och bränsle- eller laddnivå när resan är slut. Nästa förare får en bil som är redo att köras, och du har siffrorna för rapporteringen.
- Mötesrum och eventlokaler. Fråga hur många gäster som kommer när rummet bokas, eller be om ett betyg och eventuella fel när mötet är slut.
- Delad utrustning. En kort kontroll av skicket vid upphämtning visar när en skada uppstod och vem som hade utrustningen senast.
- Gästlägenheter och gemensamma utrymmen. En checklista när vistelsen är slut bekräftar att utrymmet lämnades i ordning.
Ändra ett formulär som används
Formulär börjar som utkast och når användarna först när du publicerar dem. När du redigerar ett publicerat formulär sparas ändringarna som ett utkast, och användarna ser den publicerade versionen tills du klickar på Publish changes. När ett formulär inte längre behövs arkiverar du det. Användarna ser det inte längre, och alla svar du redan har sparas.
Kom igång
Bokningsformulär är en del av bokningsreglerna, samma system som styr vem som får boka vad, när och hur länge. Använder du redan bokningsregler för bilar, rum eller utrustning tar det ungefär fem minuter att lägga till ett formulär.
Skapa bokningsformulär går igenom hela flödet med en poolbil som exempel, från att skapa formuläret till att läsa svaren. Ny på bokningsregler? Börja med Booking rules explained.
Vill du se bokningsformulär i drift på era egna resurser? Hör av dig så visar vi hur det fungerar.
