En bil fra bilpoolen kommer tilbake med tom tank. Et møterom blir forlatt uten at noen sier fra om at skjermen er ødelagt. Et delt verktøy lånes ut med en ripe og kommer tilbake med flere, og ingen vet når det skjedde. På de fleste arbeidsplasser er løsningen en loggbok på papir, et eget spørreskjemaverktøy eller en rekke e-poster. Ingen av dem vet hvilken booking svaret hører til.
Bookingskjemaer løser det. Du kobler et kort skjema til en bookingregel, og Awaio spør den som har booket når det betyr noe: når bookingen gjøres, når den starter eller når den er ferdig.
Dette er nytt
Administratorer lager skjemaer i Admin Portal under Communication → Forms. Et skjema består av en tittel, en kort beskrivelse og spørsmålene du trenger svar på. Ti svartyper dekker det meste: kort svar, lengre tekst, flervalg, avkrysningsbokser, nedtrekksliste, vurdering, skala, dato, tid og tall. Merk et spørsmål som obligatorisk, så kan det ikke hoppes over.
Deretter kobler du skjemaet til en bookingregel og velger når det skal sendes. Alle ressurser som bruker regelen, får skjemaet.
- Når bookingen gjøres. Spør etter det du trenger å vite på forhånd, for eksempel antall gjester eller formålet med en tur.
- Når bookingen starter. Be om en sjekk av tilstanden når noen henter en bil, et verktøy eller et rom.
- Når bookingen er ferdig. Spør etter kilometerstand, drivstoffnivå eller en rask vurdering av rommet.
Brukerne svarer i Awaio-appen for iOS og Android, eller via lenken i e-posten de får på det tidspunktet. I appen viser en ressurs skjemaene sine allerede før du booker, og hver booking har en knapp for å fylle ut skjemaet til det er sendt inn. Lenken i e-posten fungerer uten innlogging, så også gjester og brukere som sjelden er innom, kan svare.
Derfor betyr det noe
Et skjema i et eget verktøy gir deg svar. Et skjema på bookingen gir deg svar du kan handle på, fordi hvert svar allerede vet hvem som booket, hvilken ressurs det gjelder og hvilken booking det hører til.
- Slutt på å mase om svar. Når et skjema er obligatorisk, sender Awaio påminnelser på e-post til det er besvart: før fristen, ved fristen, deretter daglig i en uke og så ukentlig. Ingen i teamet trenger å følge opp manuelt.
- Svarene er der du allerede jobber. Åpne en ressurs og se alle svar som er gitt for den. Åpne en booking og se om skjemaene er sendt inn, påbegynt eller ubesvart. Ingen regneark å avstemme i etterkant.
- Ett sted å sette det opp. Skjemaet ligger på bookingregelen, så ti biler i bilpoolen eller førti møterom får de samme spørsmålene med én endring. Oppdater regelen, så følger alle ressursene med.
- Grunnlag du kan eksportere. Hvert skjema har en svarliste med én rad per svar og én kolonne per spørsmål. Last den ned til kjørebok, kostnadsfordeling eller en gjennomgang av lokalene.
Her gjør skjemaene nytte
- Firmabiler og bilpool. Sjåføren rapporterer kjørelengde og drivstoff- eller ladenivå når turen er ferdig. Neste sjåfør får en bil som er klar til bruk, og du har tallene til rapporteringen.
- Møterom og eventlokaler. Spør hvor mange gjester som kommer når rommet bookes, eller be om en vurdering og eventuelle feil når møtet er ferdig.
- Delt utstyr. En kort sjekk av tilstanden ved henting viser når en skade oppsto og hvem som hadde utstyret sist.
- Gjesteleiligheter og fellesarealer. En sjekkliste når oppholdet er over, bekrefter at lokalet ble forlatt i orden.
Endre et skjema som er i bruk
Skjemaer starter som utkast og når brukerne først når du publiserer dem. Når du redigerer et publisert skjema, lagres endringene som et utkast, og brukerne ser den publiserte versjonen til du klikker på Publish changes. Når et skjema ikke lenger trengs, arkiverer du det. Brukerne ser det ikke lenger, og alle svar du allerede har, beholdes.
Kom i gang
Bookingskjemaer er en del av bookingreglene, det samme systemet som styrer hvem som kan booke hva, når og hvor lenge. Bruker du allerede bookingregler for biler, rom eller utstyr, tar det omtrent fem minutter å legge til et skjema.
Sett opp bookingskjemaer går gjennom hele flyten med en bil fra bilpoolen som eksempel, fra du lager skjemaet til du leser svarene. Ny med bookingregler? Start med Booking rules explained.
Vil du se bookingskjemaer i bruk på deres egne ressurser? Ta kontakt, så viser vi hvordan det fungerer.
