Den svenske banken Avanza har samlet 753 smarte skap og 98 møterom på hovedkontoret i Regeringsgatan i Stockholm i samme app. De ansatte åpner skapet med mobilen og finner og booker møterom på kontorkartet, i sju etasjer.
En digital bank med et travelt hovedkontor
Avanza er en av Sveriges ledende digitale banker og investeringsplattformer. Hovedkontoret ligger i Stockholm sentrum og strekker seg over flere etasjer. Mange ansatte jobber dels hjemmefra, dels på kontoret, og i skiftende team.
Da blir oppbevaring noe man må løse hver dag. Hvem har hvilket skap? Hvor er nøklene? Og hva gjør man når en etasje skal bygges om og skapene må flyttes?
Nøkler passer dårlig på et fleksibelt kontor
Avanza ville at de ansatte selv skulle kunne finne og booke både skap og møterom, uten nøkkelskap og uten å gå via servicedesken. Samtidig var kontoret midt i en ombygging. Etasjer ble pusset opp, rom ble slått sammen eller kom til, og skap måtte flyttes mellom etasjene.
Skap og møterom i samme app, etasje for etasje
Avanza valgte Awaio til hovedkontoret i 2025. I første fase fikk 500 av de eksisterende skapene hver sin Bluetooth-smartlås og et nummerert QR-merke. I tillegg kom 98 møterom inn i Awaio Room Booking. Etasje 4 til 10 ligger som interaktive kontorkart i Awaio. Skapene er gruppert i klynger per etasje og rom, og hvert møterom ligger på kartet der det faktisk er.
Da de ombygde etasjene ble tatt i bruk i 2026, bestilte Avanza 253 smartlåser til. Skap som ble flyttet til en ny etasje, fungerte som før: de ble bare koblet til den nye plasseringen i systemet.
- Skapene har nummer etter etasje: 4001 står i 4. etasje, 6001 i 6. etasje
- Møterommene har navn etter etasje og nummer, og er enten vanlige møterom eller drop-in-rom
- De ansatte logger inn med Microsoft-kontoen de allerede har
- Administratorer og brukere fikk opplæring på hovedkontoret
Awaio Smart Locks: mobilen er nøkkelen
Awaio Smart Locks er batteridrevne smartlåser som passer i skapene dere allerede har, så dere slipper å bytte møbler. De ansatte låser opp med mobilen via Bluetooth. Tilgangen starter når bookingen starter, og forsvinner når den er over.
For Avanza betydde det at de kunne gjøre de eksisterende skapene digitale, og flytte dem under ombyggingen uten å bytte lås. Låsene virker også uten nettforbindelse, og hver åpning blir logget.
Awaio Locker Management: oversikt over alle etasjer
I Awaio Locker Management setter eiendomsavdelingen opp og drifter skapene. En administrator skanner QR-koden for å koble til en lås, plasserer den på kontorkartet og bestemmer bookingreglene. De ansatte ser hvilke skap som er ledige akkurat nå, og booker dem i appen.
Fordi skapene er gruppert i klynger per etasje og rom, vet eiendomsteamet hvor skapene står og hvordan de blir brukt, også når planløsningen endrer seg.
Awaio Room Booking: riktig rom på få sekunder
Med Awaio Room Booking finner de ansatte et ledig møterom og booker det i mobilappen eller nettleseren. Kontorkartet viser veien dit. Bookingene er koblet til kalenderen, så rommet dukker opp der folk allerede planlegger dagen sin.
Administratorene setter bookingreglene samlet for alle rom, for eksempel hvor lenge en booking kan vare og hvor langt fram man kan booke. Ved behov kan de slå på innsjekk og automatisk frigivelse av ubrukte bookinger, slik at tomme rom ikke står blokkert.
For Avanza betyr det at skap og møterom ligger i samme app, med samme innlogging og ett kart per etasje. Når rom ble slått sammen eller fikk nytt navn under ombyggingen, oppdaterte de bare kartet og romlisten.
Endrer kontoret seg raskere enn skapene og rommene?
Med Awaio blir skapene dere allerede har, til bookbar oppbevaring uten nøkler. Alle møterommene havner på samme kart i samme app, enten dere starter med en etasje eller tar hele bygget.
Book en demo og se hvordan det kan fungere hos dere.
